Mejora la eficiencia y seguridad de tu negocio con estos sistemas tecnológicos que usan las pequeñas empresas en 2023

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Cómo mejorar la eficiencia y seguridad de un negocio a través de la implementación de sistemas tecnológicos, como el sistema de contabilidad, facturación electrónica, ERP, gestión de proyectos, almacenamiento seguro y sistema de comunicación interna. Estos sistemas no solo ayudarán a cumplir con las obligaciones fiscales y contables de la empresa, sino también a optimizar operaciones, mejorar la calidad y cumplimiento de los plazos, mantener los datos seguros y confidenciales, y aumentar la productividad y percepción positiva de la marca.

Algunos ejemplos de estos sistemas son:

-Sistema de contabilidad: es el conjunto de mecanismos y herramientas utilizadas para mantener el control de los recursos y las actividades que realiza una organización, lo cual también ofrece como ventaja ayudar a cumplir de manera puntual y constante con las obligaciones fiscales y contables de la empresa, además de ser de particular importancia para las PyMEs con planes de expansión y crecimiento.

-Sistema de facturación: facilita la emisión y recepción de comprobantes fiscales digitales, para agilizar las transacciones comerciales y tener ventaja competitiva en el mercado.

Mediante el uso de un software de facturación electrónica se puede mejorar la administración de las ventas, además de a aumentar la rentabilidad de la empresa mediante la administración eficiente de los documentos, lo que eventualmente ayudará a lograr un control completo de la entidad al optimizar los procesos de almacenamiento de miles de documentos y por consiguiente logrará fortalecer las distintas áreas de la empresa.

Sotfware ERP (Planificación de Recursos Empresariales): es un sistema que ayuda a automatizar y administrar los procesos empresariales de distintas áreas: finanzas, fabricación, venta al por menor, cadena de suministro, recursos humanos y operaciones. Los sistemas ERP desglosan los datos e integran la información obtenida en los diversos departamentos, de esta forma, ayudan a los directivos a extraer conocimientos, optimizar operaciones y mejorar la toma de decisiones. Su aplicación se centra en la gestión de inventarios, compras, informes de ventas y seguimiento de presupuestos, todo ello en tiempo real.

-Software de gestión de proyectos: la gestión de proyectos  no sólo es una herramienta para el desarrollo de productos o servicios, sino también una forma de trabajo estratégica que ayuda a sobrevivir en los entornos competitivos actuales.

La implementación de estos softwares aporta beneficios en términos del manejo eficiente de recursos, mejora en la calidad y cumplimiento de los plazos establecidos en los objetivos de trabajo.

-Almacenamiento seguro: para tener una gestión de datos confiable, es cada vez más importante utilizar un sistema de almacenamiento de datos eficiente en las organizaciones. El almacenamiento adecuado de los datos es esencial para mantenerlos seguros y confidenciales. La empresa necesita tener una estrategia para que el uso de herramientas tecnológicas proporcione inteligencia empresarial.

-Sistema de comunicación interno: la comunicación interna es importante para integrar equipos y ayuda a alinearlos con los objetivos del negocio, mejora los flujos de trabajo, genera ambientes agradables y proactivos (por lo que la empresa gana en productividad) y contribuye a la percepción positiva de marca hacia el interior.

Con estos sistemas podrás tener un chat interno, enviar información o incluso generar videollamadas. Y así puedes dejar de usar mails para comunicaciones cortas o coordinaciones del momento, ya que disminuir el uso de mails ayuda a reducir el estrés laboral.

 Los precios para estas herramientas pueden variar de $15,000 a $100,000 pesos dependiendo de factores tales como personalizaciones, requerimientos de la industria y número de usuarios.

 -Software CRM (gestión de relaciones con clientes):  Es una herramienta diseñada para ayudar a la organización de la empresa y  brindar a los clientes una experiencia única y perfecta, además de crear mejores relaciones. Ofrece un panorama completo de todas las interacciones con los clientes, permite realizar el seguimiento de sus ventas, organizar y priorizar las oportunidades, y facilitar la colaboración entre distintos equipos. El CRM destaca por su utilidad e impacto en los procesos de comunicación en las áreas de venta, servicio al cliente y atención postventa.

Los costos aproximados para un CRM con licencia de propietarios para las pequeñas y medianas empresas oscilan entre $4,000 USD y $250,000 USD.

 Herramientas de administración que integran inteligencia artificial:

 -Asistentes virtuales: Para poder gestionar de mejor manera la atención al cliente se ha utilizado la inteligencia artificial para crear un software capaz de mantener una conversación en tiempo real ya sea por texto o por voz, los chatbots, cuyo funcionamiento se basa en el procesamiento del lenguaje natural. Los chatbots comienzan a utilizarse para fomentar las ventas, fidelizar a los clientes y generar contenidos de interés, dan la oportunidad de expandir el canal digital de las empresas y están impactando positivamente la experiencia de los usuarios.

Sus ventajas son numerosas: disponibilidad 24/7, agilidad y eficiencia en la respuesta, aprendizaje constante, ahorro de costes, facilidad de personalización e, incluso, gestión de redes sociales.

-Optimización de rutas (para negocios relacionados con la logística): Para mejorar la logística y los servicios de paquetería a domicilio, se han creado también softwares basados en la inteligencia artificial para la planeación y optimización de rutas, permitiendo ahorrar mucho tiempo y dinero en combustible en la entrega de paquetería a domicilio.

Los precios de estos optimizadores de rutas manejan diferentes paquetes que rondan de los $300 a $1,000 pesos mensuales.

-Formación personalizada: Considerando que la formación de los trabajadores es un gran reto que enfrentan las PyMES, la inteligencia artificial ofrece una solución, que es  trazar itinerarios de formación personalizados para que los empleados saquen el mayor provecho posible al tiempo que dedican a aprender.